Strategi Perencanaan di Perpustakaan

                             

             

  A. PENGERTIAN
       Strategi berasal dari bahasa Yunani yaitu “stategos” yang berasal bdari kata “stratos” artinya miliyer dan “ag” yang artinya memimpin. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia strategi yaitu rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai rencana khusus. Sedangkan menurut Agustinus (1996) strategi adalah apa yang harus kita kerjakan sedangkan bagaimana cara kita mengerjakannya disebut taktik. Dari  pengertian strategi tersebut dapat kita ketahui bahwa yang dinamakan strategi merupakan suatu susunan rencana untuk mencapai tujuan organisasi.

                            Perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan organisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah,menjadi standar kerja, memberikan krangka pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang ( Swastha, 1990 : 34 ). Dengan perencanaan yang baik, maka seluruh aktivitas organisasi dapat diarahkan menuju titik tujuan yang jelas. Perpustakaan sebagai organisasi atau lembaga, dalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Sedangkan menurut Handoko, 2003 perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa, kapan, bagaimana dan oleh siapa sekumpulan kegiatan harus dilakukan. Dari pengertian tersebut dapat kita ambil kesimpulan bahwa perencanaan merupakan suatu landasan pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi sehingga akhirnya akan berdampak pada keberhasilan.

B.     PERENCANAAN DI PERPUSTAKAAN

    Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang ( library is the growing organism ) memerlukan perencanaan dalam pengolahan, meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruangan, sistem dan perlengkapan.

    Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi/lembaga. Maju dan berkembangnya perpustakaan tergantung pada kwalitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusianuntuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan : jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesifikasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, tinggkat pendidikan pemakai.

    Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu diperkirakan terutama sistem yang akan diberlakukan disuatu perpustakaan, misalnya: sistem pengadaan koleksi, sistem inventaris, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi dan softwere yang akan dipakai. Perlu pula direncanakan buku-buku pedoman yang akan digunakan : misalnya, pedoman katalogisasi, transliterasi, klasifikasi, dll.

    Tidak kalah pentingnya perencanaan pangilan dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda jasa foto copy, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin dan anggaran proyek/sponsor.

    Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang baik dan memadai. Sarana-prasarana seperti gedung/ruangan, mebeler, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Mengingat begitu pentinggnya perencanaan bagi suatu perpustakaan dlam penyusunannya diperlukan pengetauan dan pengalaman luas ( sulistyo basuki, 1993:192 )

    Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal berikut :

1.  Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas

    Pimpinan perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan fungsi manajeman dan kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaan yang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan petunjuk kepada pemimpin perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan kearah mana tenaga harus menggerakan untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan.

2.   perencanaan merupakan alat pengawasan

    Pengawasan sebenarnnya merupakan upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adannya perencanaan aka diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan pengukuran signifikasi penyimpangan itu. Oleh kerena itu pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang baik, jelas, lengkap, terpadu, akan mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.

3.   perencanaan yang profesional akan membawa efektivitas dan efisiensi

    Dengan adanya perencanaan, seorang pemimpin perpustakaan berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk ( barang/jasa ) yang lebih besar. Oleh karena itu dalam penyusunan rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang tidak dikehendaki dan sedapat mungkin dihindari atau setidaknya di kurangi.

D.    TAHAP PERENCANAAN

    Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah menetapkan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan hambatan,dan pengembangan perencanaan ( handoko: 1993: 79-80 )

1. penetapan visi, misi dan tujuan

    Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan motivasi seluruh komponen yang mengambil tindakan kearah yang benar. Dengan visi yang jelas akan membantu koordinasi atas kegiatan orang-orang yang terkait denga suatu perpustakaan. Visi sebenarnnya merupakan penetapan tujuan jangka panjang dalam suatu organisasi/lembaga yang bersifat abstrak, mudah dipahami, memiliki keunggulan dari yang lain, terbyangkan dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi adalah merupakan penjabarab dari visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dilihat dirasakan mampu dibuktikan karena bersifat kasat mata. Sedangkan tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan. Tujuan yang akan dicapai perpustakaan haruslah jelas.

2. perumusan keadaan sekarang

    Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di perpustakaan itu.

3. identifikasi kemudahan dan hambatan

    Perlu dipahami juga kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan antara lain berupa modal, koleksi, sumber daya manusia, partisipasi, anggota dll. Kekurangan yang dapat menjadi hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui dan diatasi. Elemen yang dianggap sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruangan yang sempit, minat baca rendah, atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit, dll.

4. pengembangan perencanaan

    Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan pengembangan prosdur, alat, dana, maupun  tenaga karena berbagai faktor.  Oleh karena itu kemungkinan-kemungkinan ini perlu diidentifikasi sbaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan semula.

    Agar dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik, perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya manusia, bahan informasi, dana, gedung/ruangan, sistem, dan peralatan dengan tetap memperhatikan manajeman dan keahlian.

a. sumber daya manusia

            - jenis kegiata

- pengadaan tenaga kerja

- pendidikan dan pelatihan

- evaluasi jabatan

- penilaian prestasi kerja

- promosi pegawai

- organisasi

- konsultasi

            - kualitas tenaga kerja

    Tinggi rendahhya sumber daya manusia perpustakaan dapat meninggkatkan dan menurunkan citra perpustakaan di mata masyarakat, oleh karena itu dalam rencana penyediaan sumber daya manusia pengolah perpustakaan perlu memperhatikan kualitas dan kuantitasnya.

·         Spesifikasi

    Untuk memenuhi kebutuhan tenaga, kiranya perlu dipikirkan keberadaan ahli khusus sesuai dengan bidang layanan perpustakaan itu

·         pemanfaatan teknologi informasi

    Pengunaan teknologi informasi di perpustakaan mempengaruhi kebutuhan tenaga, pekerjaan yang tadinnya dikerjakan secara manual yang memerlukan banyak tenaga, menjadi lebih mudah dan cepat selain itu juga diperkirakan lebih efisien baik waktu maupun tenaga.

·         dana

    Merupakan salah satu hal pendukung yang sangan dibutuhkan dalam suatu perpustakaan, sebab dana bukan hanya untuk pengadaan terhadap koleksi perpustakaan saj , tapi dana juga diperuntunkan untuk mengaji para kariawan,dll.

·         tingkat pendidikan pemakai

    Dalam perencanaan rekrutmen sumber daya manusia perpustakaan perlu dipertimbangkan tingkat pendidikan pemakai perpustakaan. Semakin tinggi tingkat pendidikan pemakai maka diperlukan sumber daya manusia yang memiliki latar pendidikan yang memeadai.

·         penempatan

    Penempatan para pegawai baru harus benar-benar disesuaikan dengan jenjang pendidikan yang disandangnya, keahliannya, dan kemampuan pegawainya, sebab penempatan tenaga yang salah dapat mengakibatkan manajemen kurang efektif dan kurang efisien. Agar dapat menyesuaikan diri dengan linkungan mereka, perlu diperkenalkan dengan pegawai-pegawai lama, para pejabat, fasilitas lembaga, dan sarana prasarana lembaga.

·         pendidikan, pelatihan dan pengembangan

    Pendidikan dan kepelatihan sebenarnya tidaklah sama meski banyak kesamaannya, keduannya memang merupakan kegiatan yang ditunjukan untuk meningkatkan dan mengembangkan sumber daya manusia agar mereka memiliki kecerdasan, pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan kemampuan yang lebih tinggi, pendidikan lebih menekankan pada penguasaan teori, sedangkan pelatihan cendrung penguasaan hal-hal yang bersifar praktis/terapan. Pengembangan adalah pembinaan baik dari segi jiwa, kemampuan, keahlian masyarakat.

·         penentuan kebutuhan

    Perlu diperkirakan secara cermat apakah perlu adannya pengembangan sumber daya amanusia, baik melalui pendidikan formal maupun non-formal disuatu perpustakaan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadinnya pemborosan.

adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

B. Ciri-Ciri Perencanaan

Dengan memperhatikan pengertian perencaan sebagaimana disebutkan terdahulu, maka cirri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut:

1.      Melihat jauh kedepan, dalam arti bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya

2. Adanya tujuan, yang ditetapkan sebelumnya ( tujuan tertentu ), berupa program kegiatan dan cara-cara pencapaiannya.

3. Penentuan cara-cara pencapaian dengan penetapan:

a. Kebijaksaanaan

b. Strategi

c. Peraturan

d. Standar

e. Organisasi

f. Prosedur dan lain-lain.

4. Adanya perhitungan:

a. Pengunaan sumber-sumber dana

b. Pengunaan sumber-sumber daya .

c. Pengunaan waktu sesuai waktu ketepatan.

d. Usaha-usaha untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi.

C. Rencana yang Baik

Suatu rencana dapat dikatan baik, apabila memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana di kemukakan Sueparto. M. sebagai berikut

1.  Jelas dan dapat dimengerti serta dapat menjawab pertanyaan:

a. What

b. Which

c. Why

d. When

e. Where

f. Who

2. Pragmatis, yaitu disertai perhitungan-perhitungan kongkrit berdasarkan asumsi yang logis.

3. Oprasional, ialah dapat dilaksanakan dengan kemapuan yang ada.

4. Ambisius, tetapi tetap realistis

5. Berlansungnya melalui pentahapan waktu secara konsisten.

6. Fleksibel dalam arti sewaktu-waktu dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah dari asumsi semula, sedapat-dapatnya tanpa mengurangi sasaran dan tujuan yang tela di tetapkan.

7. Ada skala prioritas, rencana yang baik sesuai dengan kemampuan bukan berdasarkan kemauwan.

. Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang tepat , dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi untuk:

1. Membantu tercapainya tujuan

Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif ke arah tercapai tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang.

a. Perencanaan jangka pendek ( Short Term Planning ).

Jangka waktunya kurang maksimal satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual Plan) disebutkan juga perencanaan oprasional tahunaan. (annual operational planning) contoh: proyek-proyek.

b. Perencanaan jangka menengah (Medium Term Planning)

Perencanaan ini meliputi jangka waktu antara tiga sampai dengan delapan tahun. di Indonesia umumnya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang walaupun perencanaan jangka menengah ini masi bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif.

c. Perencanaan jangka panjang ( Long Term Planning )

Perencanaan ini meliputi jangka waktu sepuluh tahun keatas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif , tetapi lebih kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diingginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.

2. Tercapainya efektifitas dan efisiensi

Efektifitas menunjukan kemapuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.

G. Proses Perencanaan

Apapun proses perencanaan itu menurut S. P. Siagian dapat dilihat dari tiga mantra (Dimensi) :

1. Mengetahui sifat-sifat dan cirri-ciri suatu rencana yang baik.

2. Memandang proses perencanaan sebagai rangkaian perencaan yang harus di jawab dengan memuaskan.

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu maslah yang harus dipecahkan secara ilmiah.

Faktor Perencanaan

Dengan merangkaikan hubungan antara suatu rencana yang baik dengan proses perencanaan itu sendiri, maka untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan beberapa faktor sebagai berikut :

1.    Suatu rencana hendaknya disusun oleh tenaga yang benar-benar mengetahui teknik perencanaan.

2.    Renaca harus dibuat oleh orang yang mendalami tujuan organisasi.

3.    Rencana harus didukung oleh data atau informasi, ide-ide yang relevan.

4.    Rencana hendaknya disusun oleh orang yang mengetahui sifat yang hakiki dari pada permasalahan serta mampu melihat kedepan ( forcast )

Suatu rencana yang telah disusun, tentu diharapkan akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan organisasi. Pada dasarnya perencanaan itu lebih mudah di pahami  dari pada digunakan dan dilaksanakan. Beberapa hambatan pengunaan dan pelaksanaan perencanaan mengalami kesukaran datangnya baik dari dalam maupun dari organisasi itu sendiri. Hambatan dari dalam misalnya belum tersedia ahli perencanaan yang propesional, belum jelas tujuan dan cara-cara pecapaian tujuan. Hambatan dari luar misalnya disebabkan terbatasnya dana yang diperlukan, adanya ketentuan-kentuan yang harus dikaitkan dan memerlukan pemikiran, dan pengarah waktu,situasi, kondisi lingkungan. Masalah yang demikian kadang-kadang membuat seorang perencana menjadi kecewa, dan sebenarnya ini tidak perlu terjadi.

Hs. Lasa,Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media, 2005.

http://asmi-ati.blogspot.co.id/2013/11/perencanaan-dalam-perpustakaan.html
 http://magussudrajat.blogspot.co.id/2010/11/perencanaan-strategis.html

            https://docs.google.com/document/d/1mq_YQcOB00NXhX69HmLF6LbipD4cJXvekJLrBTRPkx0/preview?pref=2&pli=