Secara
umum, manajemen diartikan sebagai pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan
sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau
menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Manajemen adalah fungsi manajer untuk
menetapkan politik kebijaksanaan mengenai apa macam produk yang akan dibuat,
bagaimana membiayainya, menyalurkannya, memberikan pelayanan, memilih serta
melatih pegawai faktor yang mempengaruhi kegiatan suatu usaha. Manajemen
dibutuhkan oleh semua organisasi baik besar maupun kecil, khususnya oleh
organisasi modern karena sifat, pekerjaan dalam organisasi sangat berbeda
dengan pekerjaan / usaha pribadi. Manajemen dan manajer adalah kebutuhan pokok
bagi setiap organisasi modern dari organisasi besar sampai organisasi sederhana
sekalipun.
Dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan
pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar
elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya
dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan (Stoner).
Manajemen
telah mengalami 5 tahap perkembangan, yaitu
(1)
manajemen autoriter,
(2)
manajemen ilmiah (scientific);
(3)
manajemen hubungan manusia;
(4)
manajemen berorientasikan hasil, dan
(5)
manajemen tanggung jawab sosial.
FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN
Koontz
dan O’Donnell dalam bukunya The Principle of Management : an Analysis of
Managerial Function menyebutkan fungsi manajemen ada lima. Fungsi-fungsi
manajemen tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Planning, yaitu menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus
dilakukan, bentuk organisasi dan personal. Perencanaan tersebut menyangkut
keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan
melakukan, dan siapa yang akan melakukannya.
2.
Organizing, yaitu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktivitas, penugasan pada
kelompok, pendelegasian wewenang, koordinasi dan informasi dalam organisasi.
3.
Staffing, adalah pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara
mengidentifikasikan kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan, promosi,
menilai, memberi imbalan, dan melatih karyawan.
4.
Directing, memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau sub ordinat.
5.
Controlling, yaitu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada
sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan
prestasi sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan mengukur
penyimpangan dan memperbaikinya.
STRUKTUR
ORGANISASI PERPUSTAKAAN
Struktur
organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang
didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang
berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup
unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan
sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup
beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan,
yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai
hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).
1.
Anggaran
Perpustakaan
merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social
menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah
barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang
menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan
merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena
itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak
sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya
melalui berbagai sumber :
a.
Anggaran dari lembaga induk
b.
Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c.
Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
d.
Uang iuran dari anggota
e.
Penghasilan dari jasa informasi
f.
Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
g.
Uang denda keterlambatan
h.
Dan lain-lain
2.
Pengolahan bahan pustaka
Perpustakaan
memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service)
bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai
pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena
itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat
mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus
mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah
diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.
Agar
informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau
diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan
baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing
of library materials) atau pelayanan teknis (technical service).
Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan
: Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi,
dan Kelengkapan fisik buku.
a.
Pembinaan
dan Pengembangan Koleksi
Pengembangan
koleksi (Collection development) merupakan serangkaian proses atau
kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan pemakai dengan rekaman
informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan
kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi,
penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
a.
Inventarisasi
Bahan
pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara
pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke
dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan
untuk memudahkan dalam menyusun laporan mengenai perkembangan koleksi yang
dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan inventarisasi ini mencakup
memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak milik).
a.
Katalogisasi
Perpustakaan
sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai
bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan
dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada
diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Adapun
system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman
peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing
digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo
American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.
Sedangkan
perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog
Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm ; 2). Katalog Berkas (Sheaf
Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed
Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog).
Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog
Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4). Katalog Subyek.
a.
Klasifikasi
Koleksi
perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan
menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi,
pendek, besar, dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi
artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan
subyek ( klasifikasi fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam
mengelompokkan bahan pustakanya menggunakan system klasifikasi fundamental,
dimana dengan istem ini koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu
pengetahuan, dan dengan system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan
pustaka yang dibutuhkan.
Adapun
system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey
Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).
1.
DDC ( Dewey Decimal Classification )
DDC
mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis
dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan dimulai dari yang bersifat umum ke yang
bersifat khusus, dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama,
100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.
Berikut
pembagian subyek dalam system DDC :
000
= Karya Umum
100
= Filsafat
200
= Agama
300
= Ilmu Sosial
400
= Bahasa
500
= Ilmu Murni
600
= Ilmu Terapan
700
= Seni dan Olah Raga
800
= Kesusasteraan
900
= Sejarah dan Geografi
2.
UDC (Universal Decimal Classification)
Sistem
ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini juga
mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh cabang.
Berikut pembagian cabang dalam UDC :
0
= Karya Umum
1
= Filsafat, metafisika, logika
2
= Agama
3
= Ilmu Sosial
4
= Bahasa/Filologi
5
= Ilmu Murni
6
= Ilmu Terapan
7
= Seni , Olah Raga dan arsitektur
8
= Kesusasteraan
9
= Sejarah , Geografi, dan biografi
Selain
pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu
mislanya : + , : , =, (0…).
a.
Kelengkapan
Fisik Buku
Bahan
pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi,
langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini
dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata di rak sedemikian
rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik. Adapun jenis
perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung
buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date
due slip), ditempel pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada
halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku,
ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku.
3.
Pelayanan Pemakai
Pelayanan
pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan
dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
a.
Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada
individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
b.
Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para
pengguna, bukan kepentingan pengelola.
c.
Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan
perpustakaan.
d.
System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.
Sedangkan
jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :
a.
Pelayanan
Sirkulasi
b.
Pelayanan
Referensi
c.
Pelayanan
Pendidikan Pemakai
d.
Pelayanan
Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
e.
A.
Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan
sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan
lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut
masalah citra perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan
bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi
sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan,
karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.
·
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
1.
Pendaftaran
anggota
2.
Peminjaman
3.
Pengembalian
4.
Perpanjangan
5.
Penagihan
6.
Pemungutan
denda
7.
Pemberian
Sanksi
8.
Statistik
9.
Bebas
Perpustakaan
10. Peraturan Perpustakaan
·
Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
1.
Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan
mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
2.
Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di
rak harus melalui petugas.
·
Jenis Koleksi yang di sirkulasikan
1.
Koleksi umum
2.
Kolekesi Referensi
3.
Koleksi Cadangan
4.
Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar
5.
Koleksi Penerbitan Pemerintah
6.
Koleksi Audio Visual
B.
Pelayanan Referensi
Pelayanan
Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi
secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau
menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab
pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.
Macam-macam
Koleksi Referensi :
1.
Kamus
2.
Ensiklopedi
3.
Direktori
4.
Indeks dan Abstrak
5.
Sumber Geogarfi
6.
Biografi
7.
Buku Tahunan (Year book)
8.
Buku Pegangan/pedoman ( Handbook)
9.
Bibliografi
10.
Terbitan Pemerintah (UU, PP)
C.
Pelayanan Pendidikan Pemakai
Pelayanan
Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan
bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas
perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola
perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas dan layanan
perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada
beberapa bentuk dan cara :
1.
Ceramah Umum
2.
Bimbingan kelompok
3.
Brosur/leaflet/buku petunjuk
4.
CD-interaktif
5.
Tour de Library
Kemudian
waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :
1.
Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2.
Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan
D.
Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi
Pelayanan
Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan
Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas
atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar
informasi atau fasilitas yang ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna
dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media yang dapat dijadikan alat
penyebarluasan informasi antara lain :
·
Daftar Tambahan Buku
·
Bibliografi
·
Indeks dan Abstrak
·
Brosur/leaflet
·
Email
·
Website, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar